Cómo reclamar una factura impagada, paso a paso
Cuando un cliente no paga una factura, el orden importa. Primero va un recordatorio, después un requerimiento de pago por escrito y, si aun así no paga, el burofax y el procedimiento monitorio. Esta guía es para autónomos y pequeñas empresas en España que facturan a otras empresas o a otros autónomos.
Qué hacer cuando un cliente no paga una factura
Empieza por un recordatorio. Si no paga, envía un requerimiento de pago por escrito con un plazo concreto. Si sigue sin pagar, la vía judicial pensada para estas deudas es el procedimiento monitorio.
Antes de escribir nada, ten a mano el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y lo que acordasteis: el presupuesto aceptado, el correo de aprobación o el contrato.
Paso 1: el recordatorio
Escribe un mensaje corto y amable el día del vencimiento o pocos días después. No hacen falta reproches: basta con la factura, el importe, la fecha y cómo pagar. Si no contesta, manda un segundo recordatorio, más firme, una semana después. Puedes hacerlo todo por email: la ley no exige burofax para reclamar.
Con FetchDue puedes programar estos recordatorios dentro de tu horario de envío y revisar cada respuesta propuesta antes de enviarla.
Paso 2: el requerimiento de pago por escrito
Si los recordatorios no funcionan, toca un requerimiento formal. Es una carta o un correo que reclama la deuda con claridad: la factura, el importe, los intereses de demora y los 40 € si se aplican, y una fecha concreta para pagar. Guarda una copia de todo lo que envíes.
Tienes tres modelos listos para copiar en Carta de reclamación de factura impagada.
Paso 3: el burofax
Un email es válido como prueba, pero si el cliente lo impugna, te toca demostrar que es auténtico. Si crees que va a negar haberlo recibido, envía el requerimiento por burofax. Con certificación de contenido y acuse de recibo, el burofax de Correos acredita el texto, la entrega y la fecha de recepción.
Paso 4: el procedimiento monitorio
Si después del requerimiento el cliente sigue sin pagar, el procedimiento monitorio es la vía judicial para reclamar deudas de dinero ya vencidas. La información oficial y los formularios están en la Sede Judicial Electrónica.
Para presentar la petición no necesitas abogado ni procurador, sea cual sea el importe. Si el cliente se opone y la deuda supera los 2.000 €, entonces sí hacen falta (arts. 814.2, 818, 23 y 31 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).
FetchDue no presenta reclamaciones judiciales. Te ayuda con los pasos 1 y 2: llevar las facturas vencidas, programar los recordatorios y preparar las respuestas.
Cuánto puedes reclamar: intereses de demora y 40 €
Si tu cliente es una empresa o un autónomo, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad te permite reclamar, además del importe de la factura:
- Intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de avisar antes al cliente (art. 5).
- El tipo legal, que es el del BCE más 8 puntos: un 10,40 % anual hasta el 31 de diciembre de 2026 (art. 7, BOE-A-2026-14327). Si vuestro contrato pacta otro tipo, se aplica el del contrato.
- 40 € por cada factura como compensación por los costes de cobro, sin tener que pedirlos aparte (art. 8). Los tienes explicados en la Ley de morosidad: plazos, intereses y los 40 €.
Por ejemplo, una factura de 2.000 € que se paga 36 días tarde genera 20,52 € de intereses, más los 40 €. Es un ejemplo ficticio.
Los intereses de demora no llevan IVA siempre que figuren separados del importe de la factura. Cómo documentarlos (en una factura aparte o de otra forma) lo resuelve tu gestor.
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Si el cliente es un particular
La Ley 3/2004 solo se aplica a operaciones entre empresas, autónomos incluidos, y con la Administración. Si trabajaste para un particular, por ejemplo haciendo las fotos de una boda, no hay intereses de demora de esta ley ni los 40 €. El recordatorio y el requerimiento por escrito siguen siendo lo primero que se manda.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si un cliente no me paga una factura?
Primero envíale un recordatorio. Si no paga, mándale un requerimiento por escrito con una fecha límite. Si sigue sin pagar, la vía es el procedimiento monitorio.
¿Puedo reclamar una factura impagada por email?
Sí. La ley no exige burofax, y los intereses corren solos sin avisar antes al cliente. Si crees que el cliente negará haberlo recibido, el burofax te da prueba del contenido y de la entrega.
¿Cuánto puedo cobrar de más si me pagan tarde?
Si el cliente es una empresa o un autónomo, puedes reclamar los intereses de demora al tipo legal (10,40 % hasta el 31/12/2026, salvo que el contrato pacte otro) y 40 € por cada factura, según la Ley 3/2004. Calcula tu caso en la calculadora de intereses de demora.
¿Necesito abogado para el monitorio?
Para presentar la petición, no, sea cual sea el importe (art. 814.2 LEC). Si el cliente se opone y la deuda supera los 2.000 €, sí necesitas abogado y procurador.
¿FetchDue reclama por mí?
No presenta reclamaciones judiciales. Te ayuda a llevar las facturas vencidas: tú programas los recordatorios y revisas cada respuesta propuesta antes de enviarla.
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Información general sobre la Ley 3/2004, no asesoramiento jurídico.